Како планирати свечану вечеру: Коначна контролна листа

Парти Планнинг

Уживам што помажем људима да планирају и припреме се за своје главне догађаје и забаве.

Уз правилну припрему, ваш догађај прикупљања средстава може бити сјајан.

Шта је свечана вечера?

Свечана вечера је обично полуформална забава за одрасле која укључује вечеру, плес и аукцију или томболу. Обично гала организује организација — често непрофитна — у сврху храњења и забаве својих донатора и бирача и прикупљања новца за њихову организацију у друштвеном окружењу.

У савршеном свету, планирање прикупљања средстава или свечане вечере било би лако. Великодушни спонзори би платили сву вашу храну, забаву и смештај, док би ваши гости били више него жељни да лицитирају за предмете на аукцији и донирају за вашу сврху. Нажалост, планирање гала догађаја у стварном свету укључује доста припреме. Да бисте испланирали савршену свечану вечеру, мораћете да тражите спонзорство и волонтере, креирате тему и позивнице и резервишете храну и забаву. Ефикасно извршавање ових корака може учинити чуда. Овај чланак описује неке важне кораке и потребе које су кључне за правилно планирање свечаности.

Контролна листа за гала планирање у 12 корака

Наведите своју сврху
Анализирајте трошкове
Одредите цену улазнице
Одаберите своје методе прикупљања средстава
Стећи спонзорство
Изаберите место одржавања
Одредите која ће бити ваша тема
Припремите храну и пиће
Дизајнирајте своје позивнице
Планирајте активности и књигу забаве
Украсите своје место
Потражите волонтере

1. Наведите своју сврху

Знајући шта желите да постигнете својим догађајем, помоћи ће вама и вашем тиму да планирате у складу са тим. Трошкови планирања гала гала прикупљања средстава могу бити изузетно високи, тако да ће бити важно прикупити подршку за свој циљ и изазвати интересовање у заједници.

Први корак процеса планирања треба да буде постављање циља за вашу организацију, одређивање ко/шта ће имати користи од прикупљања средстава и навођење шта гости могу очекивати да подрже својим понудама на аукцији и донацијама.

Пре него што резервишете место и забаву, желећете да опишете сврху вашег догађаја и направите буџет.

Келли Сиккема преко Унспласх-а

2. Анализирајте трошкове

Пре него што процес планирања заиста почне, ваша организација мора да одреди количину расположивог почетног новца. Временски оквир за гала планирање ће се разликовати у зависности од догађаја, али уобичајене накнаде укључују храну, пиће, изнајмљивање простора, оглашавање, А/В опрему, предмете за аукцију и друге трошкове.

Праћење колико новца трошите и колико ће вам требати да остварите профит је кључна компонента за креирање тачног буџета. На крају крајева, сврха гала је да прикупи новац - а не да га потроши! Уз то, наравно, мораћете да потрошите значајан износ унапред да бисте планирали и организовали свој догађај прикупљања средстава. Ако све прође добро, покрити ћете своје трошкове и имати много нових средстава за свој циљ.

3. Одредите цену карте

Када одредите број гостију којима желите да присуствујете, одредите цену за сваку карту. Приликом одређивања цене улаза треба узети у обзир локацију, мени и цену догађаја. Поред редовних улазница, обавезно понудите ограничен број ВИП пропусница доступних по вишој цени да бисте ВИП учесницима понудили посебне погодности током догађаја. Продаја карата је одличан начин да прикупите додатни новац за свој циљ.

4. Одаберите своје методе прикупљања средстава

Планирање гала догађаја се првенствено врти око прикупљања новца, па размислите о различитим методама прикупљања средстава. Присталице ваше организације ће радо донирати новац, али је такође корисно спровести друге активности у којима ће гости учествовати. Неки начини за прикупљање додатних средстава укључују одржавање томболе или тихе аукције, продају освежавајућих пића, продају могућности за оглашавање и поделу продаје са пратећим компанијама. Обавезно размислите о што је могуће више идеја како бисте прикупили новац за организацију или да би ваша гала вечера била подршка.

5. Стицање спонзорства

Осим ако ваша организација нема огромну количину почетног новца, ваш догађај ће вероватно захтевати подршку спонзора. Нудећи оглашавање и друге погодности одређеним предузећима, можда ћете моћи да набавите неопходне артикле по приступачној цени.

Контактирање спонзора захтеваће да користите сваки део ваше постојеће мреже, успоставите дугорочне пословне односе и успоставите симбиозу са организацијама које учествују. Локални ресторани могу да вам пруже јефтино или бесплатно место за одржавање вашег догађаја и снабдевање гостију храном и пићем. Забава такође може бити спонзорисана било у облику локалних забављача који наступају по сниженој цени или већих дела које плаћају ваши спонзори. Ако планирате да закажете активности као што су томбола или аукција, спонзори ће такође моћи да донирају награде за ваш догађај.

Место које изаберете треба да зависи од броја гостију које позивате, ваше теме и врсте забаве које планирате да представите.

6. Изаберите место одржавања

Ваше место ће играти велику улогу у вашем процесу планирања, тако да је важно да темељно истражите опције и да се одлучите за добро место које ће моћи удобно да прихвати вашу максималну посећеност, укључујући добављаче забаве и оброка.

Окружење треба да буде елегантно и да омогућава људима да се слободно друже. Ако се ваш простор донира, можда ће бити потребно мало планирања да би се уклопило у ваше потребе, па пажљиво размотрите сва подешавања која ћете можда морати да извршите пре украшавања. Ваши украси треба да одговарају ономе што гости носе и вашој теми.

7. Одредите шта ће бити ваша тема

Креативна тема за ваш гала догађај пружа јединствену атмосферу вашим гостима. Било да се ради о бродвејској, средњовековној, маскенбалској, божићној, наутичкој или нечем другом, тема може помоћи при одабиру менија, украсима, планираним активностима и кодексу облачења.

Када планирате тематски догађај, важно је да се побринете да се ваши украси, средишњи делови и забава правилно уклапају. У неким случајевима, можда ће бити потребно контактирати организацију која је упозната са тематским догађајима како би се осигурала права презентација.

Обавезно ставите разна јела на располагање својим гостима, јер ће неки учесници вероватно бити вегани, вегетаријанци, нетолерантни на глутен или лактозу итд.

8. Припремите храну и пиће

Купујте и контактирајте разне кетеринг сервисе, ресторане и друге установе да видите да ли могу да приме ваше госте. Размислите да ли желите да имате кеш бар или отворени бар и припремите мени који има вегетаријанске и безглутенске опције.

Ваш мени треба да буде разноврстан, а шта ћете послужити на свечаној вечери зависиће од природе вашег догађаја, теме коју сте одабрали и буџета ваше организације. Такође бисте могли да размислите о персонализацији посуђа за пиће како бисте оставили посебан утисак на своје посетиоце.

9. Дизајнирајте своје позивнице

Ваша позивница ће бити прва ствар коју потенцијални гости виде, тако да је креирање незаборавне позивнице важан корак у планирању вашег догађаја. Израда добре позивнице захтева тачне информације и презентацију која привлачи пажњу.

Укључите информације као што су датум, време, локација и формалност, као и важне детаље као што су ко ће имати користи од догађаја, изабрана тема и планиране активности. Тхе уметност писања гала позивница омогућава вам да будете креативни, али је такође важно да ваш тон одражава формалност догађаја.

10. Планирајте активности и књигу забаве

Планирање успешне гала вечере се врти око резервисања одговарајуће забаве и активности осмишљених за прикупљање новца. Контактирајте локална места и распитајте се о могућим наступима уживо, као ио могућим предметима које можете донирати за томболу или тиху аукцију. Обавезно пронађите облике забаве који иду уз вашу тему и који ће гостима бити занимљиви и прикладни.

11. Украсите свој простор

Један од последњих корака које ћете предузети у припреми за своју гала вечеру је украшавање места. Изаберите смеле комплементарне боје и украсите их тако да одговарају одабраној теми. Користите јединствене централне делове, уметничка дела и реквизите да бисте створили визуелно запањујуће окружење за своје госте и дали свом догађају свечани амбијент.

Због важности представљања јединствене атмосфере, можда ће бити потребно уговорити помоћ у украшавању. Постоје разне компаније које помажу планерима догађаја да украсе просторе свих облика и величина према теми и шеми боја. Многи имају доступне шаблоне и материјале за широк спектар уобичајених тема догађаја.

12. Потражите волонтере

Када се све испланира, мораћете да пронађете људе који ће вам помоћи у постављању и одржавању догађаја. Користећи своју мрежу и ресурсе унутар и ван организације, пронађите волонтере који ће вам помоћи да поздравите госте, сједнете људе, послужите храну и помогнете да вече прође глатко.

Срећно!

Успешна свечана вечера је један од најбољих начина да добијете подршку за своју организацију, али такође захтева много планирања и припреме. Уверите се да је све у реду пре него што дође један гост, помоћи ће да вече протекне глатко и представити вашу организацију у професионалном светлу. Прикупљање средстава је од суштинског значаја за развој сваког пословања или непрофитне организације, а ефикасно управљање сваким кораком је кључ за незаборавно вече.

Овај садржај је тачан и истинит према најбољем сазнању аутора и није намењен да замени формалне и индивидуализоване савете квалификованог стручњака.